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武生院关于印发《教职工人事档案管理工作规范》的通知
时间:2010-6-29 9:58:00,点击:0

校属各单位、各部门:

为保证我校教职工人事档案材料的完整性与安全性,有效保护、利用和及时更新教职工的人事档案信息,进一步规范人事档案管理,现将《武生院人事档案管理工作规范》印发给你们,并就有关要求通知如下:

一、按本工作规范要求应将档案转入我校而未转的教职工,请务必在本学期结束前到人事处开调档函,办理档案转入手续,并于201091日前将档案转入我校。

二、各单位、部门应认真整理汇总本单位、部门工作范围内所形成的关于教职工个人考察、考核、培训、奖惩、任命等方面的材料,并由本单位、部门兼职档案员于731日前移交至人事处。

 

 

二○一○年六月二十六日

 

 

武生院教职工人事档案管理工作规范

 

第一条 管理部门及职责权限

1、目前我校教职工人事档案统一由武汉市人才服务中心托管。

2、新进教职工可凭人事处开具的调档函到武汉市人才服务中心自行办理个人档案转入手续。

3、人事处是我校教职工人事档案管理职能部门,具体职责包括:收集、鉴别和整理我校教职工在校工作期间的档案材料;建立并维护好教职工的电子档案;办理教职工档案的转入、转出、查阅、借阅、转递等手续;定期向武汉市人才服务中心移交档案材料;办理其它有关事项。

4、各单位、部门负责本单位、部门工作范围内档案资料的形成和收集等工作。兼职档案员负责本单位、部门人事档案材料的日常管理和移交工作。

第二条 管理对象及要求

1、凡与我校签订劳动合同并办理社会保险的教育职员、教辅人员、专职教师、政工干部、实验员、后勤系统的大中专毕业生,均须在正式报到入职后1个月内将人事档案转入我校。

2、凡在规定时间内未将档案转入我校的教职工,将不再享受我校组织的培训、职称评审、职务晋升等资格,同时在我校工作期间的材料仅作为业务档案由我校相关业务部门管理,不作为人事档案归档和转递。

第三条 人事档案的归档范围

教职工档案转入我校后,学校将根据《企业职工档案管理工作规定》和《干部人事档案材料收集归档规定》,并结合我校教学管理工作实际,将以下10类材料归入教职工本人人事档案:

1、履历材料;

2、自传材料;

3、鉴定、考核、考察材料;

4、评定岗位技能、专业技术职务材料和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表、评定技能或评聘专业技术职务的考绩、审批等材料);

5、政审材料;

6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;

7、奖励材料;

8、处分材料;

9、招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;

10、其他可供组织参考的材料。

第四条 档案材料的收集、保管与销毁

1、学校各单位、部门要及时收集、整理、汇总教职工在工作中所形成的关于个人考察、考核、培训、奖惩、任命等方面材料,并于每年731日前将汇总表和相关材料移交人事处。人事处经鉴别、审核、整理后于每年831日前统一移交到武汉市人才服务中心,以充实、更新员工个人档案内容。

2、立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料真实完整、文字清楚、对象明确、手续完备。上交材料须经组织审查盖章并由本人签字后方可归入员工个人档案。

3、不属于规定归档范围的材料,不得擅自归档。其它材料经鉴别后可视情况分别予以处理。

4、凡属应归档材料,均应整理立卷,装入档案袋,并按一定规则编号。除建立纸张档案外,还应将关键资料录入计算机,建立电子档案,并要求电子档案与纸张档案的编号、信息等内容对应统一。

5、教职工档案材料须统一使用十六开规格的办公用纸。必须使用黑色中性笔或钢笔书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

6、凡按规定需要销毁的档案材料,必须详细登记并经主管领导批准。

7、严谨任何个人私自保存他人档案或利用档案材料徇私舞弊。

第五条 档案的查阅与借取

除特殊情况外档案一般不借出查阅,因工作需要查阅和借用教职工人事档案,须遵守以下要求:

1、查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。

2、查阅、使用我校教职工档案的单位,应派可靠人员到我校,经我校同意后方可到武汉市人才服务中心查阅。

3、任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。

4、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者,应视情节轻重予以批评教育,直至纪律处分、追究法律责任。

5、因工作需要从档案中取证的,须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。

第六条 档案的转递

1、因调动、辞职、开除、辞退等与我校解除劳动合同的教职工,应在1个月内将其档案转交至新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。

2、人事档案应通过机要交通或派专人送取,不准邮寄或交本人自带。

3、对转出的档案,必须按统一规定的“教职工档案转递通知单”的项目登记并密封包装,不得扣留或分批转出。

4、接收单位收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问,以防丢失。

第七条  附则

以上工作规范,自发文起执行,由人事处负责解释。

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